Verordnung (EU) 2026/2359: Grundlegende Änderungen bei der Entsendung von Arbeitnehmern und der A1-Bescheinigung

Zeitlicher Rahmen

• 1. November 2026 – Inkrafttreten der Verordnung. Sofort anwendbar ist nur ein begrenzter Teil der Änderungen (siehe unten).
• 2. November 2028 – maßgeblicher Anwendungsbeginn. Erst ab diesem Tag gelten die neuen Regeln für Entsendungen, für Tätigkeiten in mehreren Mitgliedstaaten sowie das neue A1-Verfahren einschließlich der Ausnahmen für Dienstreisen.
• ​​Bis zum 2. November 2028 bleibt es daher bei den bisherigen Regeln: Eine A1-Bescheinigung ist weiterhin auch für kurzfristige Dienstreisen erforderlich.
  

Was bereits ab dem 1. November 2026 gilt

• Gründlichere Prüfung von A1-Anträgen. Der ausstellende Träger muss die maßgeblichen Tatsachen ordnungsgemäß prüfen und die Richtigkeit der in der Bescheinigung enthaltenen Angaben bestätigen (Art. 19 Abs. 3 VO (EG) Nr. 987/2009 in der geänderten Fassung). In der Praxis ist mit detaillierteren Rückfragen, einer genaueren Prüfung der Unterlagen und in manchen Fällen mit längeren Bearbeitungszeiten zu rechnen.
• Flug- und Kabinenbesatzungen. Der Begriff der „Heimatbasis“ wird nunmehr ausdrücklich an die Definition im EU-Luftverkehrsrecht (Verordnung (EU) Nr. 965/2012 der Kommission) geknüpft.
  

Neues A1-Verfahren ab dem 2. November 2028

• Vorherige Antragstellung. Bei einer Entsendung muss der Arbeitgeber den zuständigen Träger des Entsendestaats vorab unterrichten und die A1-Bescheinigung noch vor Beginn der Tätigkeit im Ausland beantragen. Die bisherige Praxis nachträglicher Anträge entfällt damit.
• Eingangsbestätigung. Wird die A1-Bescheinigung nicht sofort ausgestellt, dient die Bestätigung über den Eingang des Antrags als vorläufiger Nachweis.
• Ausnahmen für Dienstreisen. Keine vorherige A1-Bescheinigung ist erforderlich bei Dienstreisen wie Besprechungen, Konferenzen, Seminaren oder Schulungen, bei denen weder Dienstleistungen erbracht noch Waren geliefert werden, sowie bei kurzfristigen Tätigkeiten von bis zu drei Tagen innerhalb von 30 Tagen.
• Keine Ausnahme im Baugewerbe. Für Tätigkeiten im Baugewerbe bleibt die A1-Pflicht ab dem ersten Tag bestehen.
• Einheitliches Formular. Das A1-Formular soll EU-weit standardisiert werden, was den Weg für seine Digitalisierung und automatisierte Verarbeitung eröffnet.
• Sanktionen. Bei Verstößen gegen die Pflicht zur rechtzeitigen Unterrichtung und vorherigen Antragstellung können die Mitgliedstaaten angemessene Maßnahmen gegen den Arbeitgeber ergreifen.​
  

Strengere Voraussetzungen für Entsendungen

• Drei Monate Vorversicherung. Entsandte Beschäftigte müssen unmittelbar vor der Entsendung mindestens drei Monate den Rechtsvorschriften des Entsendestaats unterlegen haben. Nach bisheriger Verwaltungspraxis genügte in der Regel ein Monat. Damit soll verhindert werden, dass Personen ausschließlich zum Zweck einer sofortigen Entsendung eingestellt werden.
• Höchstdauer der Entsendung bleibt bei 24 Monaten.
• Unterbrechung zwischen Entsendungen. Nach Ende einer Entsendung ist eine Unterbrechung von mindestens zwei Monaten erforderlich, bevor dieselbe Person unter denselben Voraussetzungen erneut in denselben Mitgliedstaat entsandt werden kann.
• Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten. Die Bestimmung des „Sitzes oder Ortes der Geschäftstätigkeit“ des Arbeitgebers wird präzisiert; Festlegungen des anwendbaren Rechts werden befristet und anschließend überprüft.
  

Weitere Änderungen

Die Reform betrifft nicht nur die Entsendung. Sie ändert auch die Koordinierung von Leistungen bei Arbeitslosigkeit, Familienleistungen und Leistungen bei Pflegebedürftigkeit. Nach den vorliegenden Zusammenfassungen kann etwa Arbeitslosengeld künftig grundsätzlich sechs statt bisher drei Monate exportiert werden.

Empfehlungen für die Praxis

Auch wenn die wesentlichen Änderungen erst ab November 2028 gelten, empfehle ich, bereits jetzt mit der Vorbereitung zu beginnen. Die Entsendung von Beschäftigten wird von einer nachgelagerten Formalität zu einer Frage der vorausschauenden Planung:

• bestehende und geplante Entsendungen und Dienstreisen erfassen, einschließlich wiederholter Einsätze in denselben Mitgliedstaaten;
• interne Prozesse so gestalten, dass Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und Projektverantwortliche Auslandseinsätze bereits vor deren Beginn kennen;
• bei der Einstellung für internationale Positionen die Drei-Monats-Regel zur Vorversicherung berücksichtigen;
• Dauer der Entsendungen und Unterbrechungen im Hinblick auf die neue Zwei-Monats-Frist dokumentieren;
• bei Unternehmensgruppen mit Beschäftigten in mehreren Staaten prüfen, ob der Arbeitgeber der strengeren Prüfung standhält;
• schon jetzt mit einer gründlicheren Prüfung von A1-Anträgen rechnen und vollständige, in sich stimmige Unterlagen vorbereiten.

Der Text der Verordnung ist im Amtsblatt der EU unter ABl. L, 2026/2359, 27.10.2026 abrufbar.​